Як повинні зберігатися трудові книжки під час війни та чи потрібно їх роздавати на руки
Війна визначає для роботодавців особливі умови, які великою мірою стосуються зберігання документів, зокрема трудових книжок. Цілком зрозумілі побоювання співробітників щодо надійності такого зберігання, враховуючи те, як швидко й жахливо розвивалися події на початку російської агресії. Проте, у будь-якій ситуації треба діяти, перш за все, відповідно до вимог закону, а як саме розповідає головний юрист П’ятихатського бюро правової допомоги Валентин Косян.
Отже, жодних особливих умов зберігання трудових книжок працівників правовий режим воєнного стану не визначає. Змін з цього приводу законодавство не містить. Зберігати трудові книжки працівників має підприємство, на якому вони працюють. Видавати трудову книжку потрібно обов’язково лише у випадку, якщо працівник звільняється. Це передбачає пункт 3 Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:
- в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Підстава – пункт 7.1 Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладено на керівника підприємства, установи, організації.
Після того як Пенсійний фонд України завершить роботи щодо включення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Ці роботи мають бути виконані протягом 5 років (до 10.06.2026).
Роботодавець на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України вносить дані в розділі «Відомості про трудові відносини робітника» про найманого працівника та завантажує скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, що також підтверджують стаж (це можуть бути також документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо).
Після подання роботодавцем необхідних даних та завантаження документів, Пенсійним фондом України проводиться перевірка та в разі відсутності зауважень паперова версія стає непотрібною, і буде зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.
Відповідно до статті 48 Як допускається діяти в умовах воєнного стану
У випадку видачі трудової книжки працівнику на його вимогу, працедавець знімає з себе відповідальність за збереження трудової книжки. Робиться це в інтересах працівника, який може через небезпеку змінити місце проживання, виїхати, влаштуватись за строковим трудовим договором за сумісництвом тощо. І краще, якщо трудова книжка буде у нього на руках.
Алгоритм видачі трудової книжки працівнику
- працівник звертається до роботодавця з заявою, в якій просить видати йому трудову книжку з обґрунтуванням необхідності такої видачі;
- роботодавець заводить додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (довільної форми), де працівник розписується в отриманні та поверненні трудової книжки.
Окрім того, згідно зі статтею 7 Отже, видача трудової книжки на руки здійснюється з метою її збереження, адже в умовах війни ніхто нічого гарантувати не може. Роботодавець не може примусово видати трудову книжку на руки проти бажання самого працівника. Проте, в разі знищення трудової книжки через бойові дії працівник отримає чимало клопоту щодо відновлення даних при виході на пенсію, а роботодавець навряд чи понесе відповідальність, адже ми всі зараз живемо в умовах війни, що визнано форс-мажорною обставиною.
